Совет № 1. Фотографируйте и снимайте видео ваших мероприятий

Первый совет касается фото и видео. Важно фотографировать или снимать на видео все мероприятия проекта. Из материалов должно быть понятно, сколько участников, кто ключевые спикеры мероприятия, что было приобретено на средства гранта (например, полиграфия, оборудование, техника), что было создано (конструкции, сооружения, спортивные объекты) или отремонтировано (например, помещения в состоянии до и после ремонта).

Все материалы можно сразу сохранять в отдельную папку на компьютере. Так их можно будет легко и быстро найти, когда придет время сдавать отчет в фонд.

Подпишите фотографии в самом отчете: дату, место, кто или что на кадре.

Совет № 2. Освещайте ход реализации проекта в соцсетях

Важно освещать деятельность проекта в социальных сетях – это можно делать в группе организации или создать отдельное сообщество под конкретную инициативу.

Не очень полезно сделать много постов в соцсетях в один день перед сдачей отчетности – лучше размещайте информацию непосредственно во время проведения мероприятий по ходу реализации проекта. В постах можно делать анонсы предстоящих мероприятий и рассказывать о событиях, только что прошедших. Кроме этого, можно делиться историями участников проекта, создавать опросы и рассказывать о деятельности своего проекта. Сообщения не обязательно должны быть длинными и могут состоять из трех-четырех предложений. К постам стоит прикреплять одну или несколько фотографий.

Эти публикации не только будут работать на информационную открытость вашего проекта, но и пригодятся для подтверждения той или иной информации по проекту в аналитическом отчете.

Помните, пожалуйста, про обязательство указывать на использование гранта Президента Российской Федерации, предоставленного Фондом президентских грантов.

Совет № 3. Заполняйте аналитический отчет в процессе реализации проекта

Форма аналитического отчета за определенный этап реализации инициативы становится доступной в личном кабинете на сайте фонда сразу же, как только по договору начинается этот этап. Таким образом по ходу проведения мероприятий вы можете сразу же подгружать в систему все необходимые данные, ведя своеобразный дневник последовательности реализации проекта прямо в форме отчета. Например, сохраняйте там фото с этапами доработки сайта проекта или создания (восстановления) материальных объектов. Когда настанет время сдавать аналитический отчет, все данные уже будут в системе и вам останется лишь их проверить. Это существенно сократит время на финализацию отчета.

Совет № 4. «Больше не значит лучше», или «структурированность отчета важнее количества материалов»

Войдите в роль стороннего наблюдателя и посмотрите на свой отчет. Ничего не упустили? Нет ли в нем чего-нибудь лишнего, не относящегося к проекту? Складывается ли ясная для постороннего наблюдателя картина, что было сделано и к какому конкретному результату привело?

Группируйте однотипные мероприятия. Если еженедельно проводите занятия, то не нужно создавать отдельные карточки мероприятий под каждое из них. Сделайте одну, приложите и подпишите фотографии с разных занятий, прикрепите ссылки на публикации об этих мероприятиях в соцсетях или СМИ. Подумайте, какие иные подтверждающие материалы можно добавить, чтобы более убедительно показать ваши результаты.

Дополнительные материалы, которые не поместились в отчет или утяжеляют его восприятие, можно разместить на облачном диске или в социальных сетях.

Все это сделает отчет более понятным и цельным и поможет специалисту фонда быстрее принять решение о перечислении следующего транша или дать рекомендации по доработке отчета, а участникам публичной оценки понять, в чем конкретно была польза проекта.

Совет № 5. Если вы не знаете, как подтвердить результаты мероприятия, обсудите это с куратором проекта в фонде

Изучили требования к аналитической отчетности (приложение № 4 к договору) и понимаете, что по каким-то веским причинам не получится представить фотографии или иные обязательные материалы?

В таком случае заранее, до проведения таких мероприятий, свяжитесь со своим куратором в «Диалоге с фондом» и расскажите о проблеме, договоритесь об иных формах подтверждения.

Поступите так же, если забыли сделать фотографии или они не отражают количество участников, приглашенных выступающих, печатную продукцию, сделанную на средства гранта. Но лучше не забывайте!

Источник: Фонд президентских грантов